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Gestion des documents essentiels et confidentiels

Est-ce que tous les documents ont la même valeur pour une organisation ? Et bien non !  La valeur des documents est administrative, opérationnelle ou financière; elle augmente ou décroit avec le temps. Certains renferment des informations confidentielles, personnelles, stratégiques. À la suite d'un désastre ou d'une situation extraordinaire, certains documents sont ESSENTIELS pour la reprise des activités courantes de l’École. 

Le rôle du SGDA est d’identifier et de protéger les documents essentiels de HEC Montréal, c’est-à-dire les documents qui permettront de reprendre les activités et de faire valoir ses droits en cas de désastre. Le SGDA sensibilise la communauté HEC à identifier, protéger et conserver les documents essentiels sous leur responsabilité et sous leur garde (dans leurs classeurs ou espaces réseau). 

Certaines séries de documents essentiels font aussi l’objet d’un transfert de support pour obtenir une copie de sécurité. C'est ainsi que les états financiers, les dossiers étudiants et autres séries documentaires à conservation permanente font l'objet d'une numérisation ou d’une sortie d'ordinateur sur microfilm (SOM).

 

+  Preuve électronique : « e-discovery »

En cas de litige ou d’audit, HEC Montréal peut être tenue de donner accès à l’ensemble de l’information conservée dans ses systèmes informatiques et de produire tout document exigé par les vérificateurs, les experts-comptables ou la partie adverse. 

L’action du SGDA est donc de s’assurer que les ressources informationnelles numériques de l’École soient protégées (renseignements nominatifs, documents essentiels), décrites, accessibles, pertinentes (application des outils de gestion documentaire) afin de pouvoir répondre avec célérité à toute demande d’information électronique ou « e-discovery ». Le SGDA préconise l’adoption de pratiques exemplaires à cet effet.

+  Élimination sécuritaire des documents confidentiels

Le Service de la gestion des documents et des archives offre gracieusement aux unités de l’École des services d’élimination sécuritaire de leur information confidentielle par déchiquetage.

Sur demande, des bacs sécuritaires peuvent être installés dans les unités de l’École pour permettre au personnel de disposer de l’information confidentielle de façon appropriée.

Vous pouvez nous contacter pour plus d’informations sur ces services ou consulter les procédures pour l’élimination sécuritaire.

Le SGDA peut détruire une variété de supports informatiques et audiovisuels.

Formulaire d’élimination des documents confidentiels PDF

+  Procès-verbaux

Les procès-verbaux et les dossiers provenant des séances des instances dirigeantes de l’École sont des documents essentiels qui assurent une saine gouvernance de notre organisation. Ces documents, reflets fidèles des décisions administratives, font l’objet d’un travail minutieux d’indexation et de description de la part de l’archiviste. Grâce à l’outil informatique utilisé pour la gestion des procès-verbaux, les gestionnaires peuvent obtenir rapidement le portrait d’une situation, d’une réflexion ou d’une résolution et ainsi prendre une décision éclairée.

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