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Reproduction et diffusion

Le mandat du SGDA étant de contribuer au rayonnement de nos archives, les chercheurs auront accès aux documents, à des reproductions et dans certains cas aux prêts de documents d’archives (musées et organismes culturels, sous réserve d’une entente de prêt et de preuves d’assurances).

Les documents d'archives auxquels les chercheurs ont accès sont la propriété de HEC Montréal et leur  reproduction peut être restreinte par l'École ou le donateur. Les procédés de reproduction offerts par le SGDA sont la photocopie, la télécopie et la numérisation.

La disponibilité de notre personnel nous oblige à limiter dans certains cas le nombre de reproductions. Il est aussi possible d'obtenir une reproduction d'un document audiovisuel ou d'une photographie : ce sont alors le Service de l'audiovisuel ou le Studio de design graphique de la Direction des communications de HEC Montréal qui en fixent le délai et le coût.

+  Reproduction pour usage personnel et commercial

  • Tout usage commercial d’un document d’archives doit faire l’objet d’une entente officielle entre le chercheur et HEC Montréal. Des droits d’utilisation devront être acquittés conformément à la grille tarifaire en vigueur.
  • Une photographie du document pour usage personnel peut être faite par le chercheur sur autorisation de l’archiviste, mais en aucun moment cette photographie ne pourra être publiée. L’usage du flash est strictement interdit.
  • Aucun usage exclusif n’est accordé par HEC Montréal.

+  Référence archivistique – Mention de la source du document obligatoire

  • Le chercheur doit indiquer avec précision la source du document cité ou reproduit intégralement. Cette obligation s’applique à tous les documents, peu importe leur support.
  •  La référence bibliographique d'un document d'archives se compose des éléments suivants :
  1. le nom du dépôt d'archives,
  2. le nom du fonds d'archives,
  3. la cote du document consulté ou reproduit,
  4. le titre de l'article ou de la pièce suivi de la date.

Exemple:

Archives-HEC Montréal, Fonds Benoît-Brouillette, P002/A1,0021. Programme de cours : Geography at the University of British Columbia, 1961.

+  Protection des renseignements personnels

  • En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un renseignement nominatif est confidentiel. En conséquence, le chercheur s’engage à ne pas utiliser un renseignement nominatif qui se retrouverait, par hasard, lors d’une consultation de documents publics.
  • Au surplus, le chercheur s’engage, lors de la consultation de documents personnels, à utiliser les renseignements recueillis à l’usage exclusif de sa recherche et de façon à en garantir le caractère confidentiel.

+  Propriété intellectuelle

  • Le Service de la gestion des documents et des archives ne possède pas les droits d’auteur sur l’ensemble des documents qu’il offre à la recherche. Il est de la responsabilité du chercheur de respecter la Loi sur le droit d’auteur (L.R.C. (1985), ch. C-42) ainsi que les autres législations concernant la confidentialité des documents.
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