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A006

Fonds des Services comptables et de la trésorerie. - 1907, surtout 1960- . - 13,56 mètres de documents textuels. - Microfilms.

Histoire administrative:
Les Services comptables et de la trésorerie représentent une des plus anciennes unités administratives de l'École des hautes études commerciales de Montréal. Dès 1907, la Corporation fait appel aux services d'un comptable relativement à la construction de l'immeuble rue Viger. Cette activité se perpétue au-delà de sa finalité première pour assurer la gestion courante des finances de l'École en matière de perception des frais de scolarité, de budgétisation, de comptabilisation et d'immobilisation. Au début des années 1970, le Service de la comptabilité prend le nom de Services financiers, dénomination qu'il gardera jusqu'à la restructuration interne de HEC Montréal en septembre 2002. Ce service relève maintenant de la Direction de la gestion financière, du budget et du développement.

Depuis 1907, treize personnes personnes ont occupé le poste de comptable et de directeur. Il s'agit entre autres, de J.S. Teasdale (1910-1913), C.A. Pelletier (1913-1940), Laurent Julien (1940-1954), Antoine Archambault (1954-1966), Paul Latour (1966-1969), François Paulin (1969-1975), Adrien Lacombe, directeur (1976-1984), Jean-Pierre Bélanger (1984-1997) et, depuis 2003, le directeur actuel Luc Savaria.

Le mandat des Services comptables et de la trésorerie consiste à gérer les ressources financières de HEC Montréal. Il élabore les systèmes comptables et les rapports financiers. Au cours des ans, les responsabilités se sont modifiées. Ainsi les dossiers relatifs au budget, à l'inventaire ou à la gestion des masses salariales ne sont plus du ressort des Services comptables et de la trésorerie.  Le 25 juin 1998, l'adoption par le conseil d'administration de la nouvelle charte du Service de vérification interne (point 7 de la 83e séance) stipule que ce service, qui relevait de 1968 à 1991 des Services financiers et de 1992 à 1998 de la Direction de l'administration et des finances, est dorénavant subordonné administrativement au directeur de HEC Montréal. Lors de la restructuration du 13 septembre 2000, la responsabilité du secteur paie est transférée au Service des ressources humaines. Le Service du budget est créé et il est sous la responsabilité de la Direction de la gestion financière, du budget et du développement.

Portée et contenu:
Le fonds des Services comptables et de la trésorerie témoigne de la gestion et du contrôle des systèmes comptables de l'École des hautes études commerciales de Montréal.

Le fonds a fait l'objet de deux traitements définitifs pour les années 1907 à 1972 et 1972 à 1980. Les trois séries suivantes composent son organisation : A Comptabilité; B Rapports financiers et budget et C Correspondance, masses salariales et inventaires. Le fonds se compose des grands livres comptables, des journaux comptables, des états financiers, des livres et des registres comptables, des rapports financiers, de la correspondance et des inventaires.

Source du titre composé propre : Titre basé sur le contenu du fonds.

Classement : Prolongement logique du premier répertoire (1907-1972), la description des documents pour la seconde tranche (1972-1980) a été intégrée au premier instrument de recherche afin d'en faciliter la consultation.

Autres formats : Les documents traités sont également disponibles sur microfilms.

Restrictions : La consultation de certains documents requiert l'autorisation du secrétaire général.

Instrument(s) de recherche :
Ducharme, Daniel. Répertoire numérique détaillé du fonds des Services financiers (A006) 1907-1972. Montréal, HEC, 1987, 32 p. Publication no 7.
Toutant, Nancy. Répertoire numérique détaillé du fonds des Services financiers (A006) 1972-1980, 2e édition modifiée et augmentée. Montréal, HEC, 1992, 76 p, Publication no 26.
Service des archives. Fichier informatique des archives historiques.

Versements complémentaires : D'autres versements sont attendus annuellement.

Groupes de documents reliés : On peut aussi consulter le Fonds de la Direction de la gestion financière, du budget et du développement (A009).

Note générale : Le fonds renferme des documents essentiels.


MAJ 2009-04.

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